Mémoire organisationnelle

La préoccupation de la mémoire organisationnelle est apparue avec la gestion de la connaissance dans les organisations (Knowledge Management). Elle est largement représentée par une connaissance explicite mais l'attention de la mémoire organisationnelle se porte aussi sur une gestion des formes de connaissances plus "douces" (par exemple, les connaissances tacites, le jugement et les capacités intuitives). Alors que les théories actuelles de la connaissance sont de plus en plus synonymes de gestion des technologies de l'information, elles doivent être nécessairement complétées, au niveau des organisations, par des processus liés à la mémoire organisationnelle.

Les organisations développent et accumulent des connaissances dans les fichiers, les règles, les rôles, les routines, les procédures, etc. Par leur culture et leur structure, elles développent des modèles mentaux partagés, des valeurs et des comportements qui font partie de la mémoire organisationnelle. Cependant la mémoire organisationnelle n'est pas un lieu de stockage des représentations symboliques ou de culture organisationnelle, mais plutôt il s'agit d'un terme que nous donnons à la capacité de se comporter de manière similaire (ou quasi-similaire) dans des situations similaires (ou quasi-similaires). Par conséquent, le concept d'apprentissage organisationnel peut se justifier même si nous considérons que les organisations n'ont pas de cerveau, mais qu'elles ont des systèmes cognitifs et des souvenirs qui leur permettent de donner du sens aux changements de leur environnement et de de se mettre en action. Le travailleur apporte toujours sa mémoire au travail. Mais, sa contribution n'est pas fondée sur un plan stocké dans la profondeur son cerveau qu'il doit exécuter lorsqu'il est appelé à le faire, mais plutôt le collaborateur utilise sa mémoire comme d'une capacité à interagir avec les autres grâce à l'aide de règles de connaissances explicites et implicites.

La mémoire organisationnelle comme métaphore

Le concept de mémoire organisationnelle est une métaphore et une vision anthropomorphique (personnification) des attributs de la mémoire d'un être humain (mémoire épisodique, mémoire sémantique, mémoire procédurale, mémoire transactive). Certains auteurs ont voulu sortir du cadre de l'individualisme méthodologique pour avancer une forme de mémoire collective, indépendante de la mémoire individuelle. Cette attitude convient à réduire l'individualisme méthodologique à un réductionnisme méthodologique. Il existe, certes une mémoire, qui est partagée et qui ne repose pas chez chacun des individus y ayant accès. Cependant, l'individualisme méthodologique est la seule approche permettant de comprendre comment les processus mnésiques opèrent dans l'organisation puisque l'individualisme méthodologique avance qu'un phénomène social ne peut être compris sans l'analyse des actions des individus. Sans être humain, il n'y a plus de mémoire car celle-ci est liée au subjectivisme. Elle n'a pas de valeur en soi, elle n'existe que par le regard et les liens que lui donnent certains individus dans un contexte particulier. La problématique principale des organisations ne réside donc pas principalement dans le stockage des informations. Car, l'activité quotidienne d'une entreprise exige de l'extraction [Retrieving] et l'intégration de données provenant de multiples sources.

Mémoire codifiée et mémoire personnalisée

La théorie du management de la connaissance par Ikujiro Nonaka a introduit une distinction dans la catégorisation des formes de la connaissance, sous l'inspiration de Michael Polanyi (connaissance tacite, connaissance explicite). Elle permet aussi de faire des distinctions dans la stratégie. Le management de la connaissance peut être appréhendée sous l'angle d'une stratégie de la codification ou alors sous la stratégie de la personnalisation. La codification exploite les promesses tenues par la technologie des systèmes d'information tandis que la stratégie de la personnalisation approfondit les capacités individuelles à l'apprentissage. Dans le premier cas, la stratégie repose sur l'ordinateur et sur les capacités à codifier et à stocker l'information. Cette information est accessible au sein de l'organisation via des codes d'accès (intranet). La personnalisation, de son côté, minimise l'importance de l'ordinateur dans la mémoire organisationnelle, et elle place l'individu au centre de ses préoccupations. La mémoire s'incarne plus dans l'individu par son apprentissage culturelle de l'organisation et ses compétences (pratiques, routines, histoire de l'entreprise, etc.) plutôt qu'un encastrement de la mémoire par l'informatisation. La transmission s'effectue par une socialisation de l'échange. L'utilité de l'ordinateur, dans cette stratégie de la personnalisation, est d'aider les utilisateurs à échanger des informations et moins de la stocker.

La fragilité de la mémoire organisationnelle

La mémoire organisationnelle fait largement référence aux expériences qui n'ont pas de support écrits, aux idées et aux compétences acquises au fil des ans, transmise aux nouveaux arrivants d'une organisation par le biais de contacts personnels, de réunions, de cours de formation et de relations de tutorat, de mentor ou de liens protégés (effet Pygmalion). La mémoire de l'organisation (sauf si elle est regroupée et enregistrée sous une forme aisément accessible, comme une base de données) n'est pas dissociable de son corollaire, l'oubli ou l'amnésie. Car la mémoire est facilement détruite du fait de la réduction des effectifs "excessifs" dans l'organisation, par des licenciements ou des mises à pied fréquents, par l'attrition de compétences des employés ou par des catastrophes naturelles (incendie, tremblement de terre, inondation), humaines (décès naturels ou suicides, guerres militaires ou civiles) et par le non-respect de la propriété privée (vol). Les courroies de transmission de la connaissance, passant par la pratique, sont alors rompues.

Loin d'être un handicap, la stratégie de l'oubli par les organisations peut devenir quelquefois un avantage concurrentiel durable comme l'énonce des auteurs comme P. M. de Holan et Nelson Phillips.

La mémoire organisationnelle comme institutionnalisation de la connaissance

Selon la théorie discursive de l'institutionnalisation, le discours joue un rôle prépondérant dans la transmission de la connaissance et dans l'acceptation de l'institution dans l'ensemble du groupe. Le récit d'apprentissage, dans les organisation, est un récit permettant aux membres d'une organisation de capitaliser sur les expériences des autres de façon fiable. Il relate une histoire cruciale de l'organisation, par les témoignages de tous ceux qui y étaient impliqués. Le document est un objet transitoire, provoquant des réflexions, des interrogation et des conversations ouvertes dans l'ensemble de l'organisation.

Annexes

Bibliographie

• 1986, L. T. Adams, P. E. Worden, "Script development and memory organization in preschool and elementary school children", Discourse Processes, Vol 9, ^^149-166

• 1990, JoAnne Yates, "For the Record: The Embodiment of Organizational Memory, 1850-1920", Business and Economic History, Vol 19

• 1991, G. R. Ungson, J. P. Walsh, "Organizational Memory", Academy of Management Review, 16(1), pp57–91

• 1994, Paul Bacdayan et Michael D. Cohen, "Organizational Routines Are Stored as Procedural Memory: Evidence from a Laboratory Study", Organization Science, Vol 5, n°4, November, pp554-568

• 1995,
  • M. Girod-Seville, "La mémoire organisationnelle", Revue Française de Gestion, n°105, pp30-42
  • E. W. Stein, "Organizational Memory: Review of Concepts and Recommendations for Management", International Journal of Information Management, Vol 15, n°2, pp17-32
  • Ilkka Tuomi, "Abstraction and history: from institutional amnesia to organizational memory", In: J. F. Nunamaker Jr. et R. H. Sprague, dir., Proceedings of the Twenty-Eight Annual Hawaii International Conference on System Sciences, Los Alamitos: IEEE Computer Society Press, Vol IV, pp303-312
  • J. P. Walsh, "Managerial and organizational cognition: Notes from a trip down memory lane", Organization Science, 6(3), pp280-321

• 1996,
  • Liam J. Bannon et Kari Kuutti, Shifting Perspectives on Organizational Memory: From Storage to Active Remembering, Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS), Vol 3, pp156-167
  • E. Burton Swanson, The New Organizational Knowledge and Its Systems Foundations, Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS), Vol 3, pp140-146
  • Frada Burstein, H. G. Smith et A. Sowunmi, Knowledge Acquisition for an Organisational Memory System, Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS), Vol 3, pp168-177
  • J. Euzenat, Corporate Memory through Cooperative Creation of Knowledge Based Systems and Hyper-Documents, Proceedings of KAW'96, p36-20, Banff, Canada
  • Helena Karsten, Organizational Memory Profile: Connecting Roles of Organizational Memory to Organizational Form, Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS), Vol 3, pp188-196
  • Joline Morrison et Mark Weiser, A Research Framework for Empirical Studies in Organizational Memory, Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS), Vol 3, pp178-187
  • Ilkka Tuomi, "The Communicative View on Organizational Memory: Power and Ambiguity in Knowledge Creation Systems", Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS), Vol 3, pp147-155

• 1997,
  • Andreas Abecker et O Kühn, "Corporate Memories for Knowledge Management in Industrial Practice: Prospects and Challenges", Journal Of Universal Computer Science, Vol 3, n°8, pp929-954
  • W. A. Collier, A. L. Hart, G. van Heijst, E. Kruizinga, D. Janssen, R. van der Spek et D. B. Tuttle, "Corporate Memories as a Tool for Knowledge Management", Expert Systems with Applications, Vol 13, n°1, July, pp41-54
  • E. Kruizinga, G. Van Heijst et R. Van der Spek, "Corporate memories as a tool for knowledge management", Expert Systems with Applications, Vol 13, n°1, September, pp41-54
  • K. A. Megill, "Corporate Memory Information Management in the Electronic Age", Bowker Saur, London
  • C. Moorman et A. S. Miner, "The impact of organizational memory on new product performance and creativity", Journal of Marketing Research, 34(1), pp91-106

• 1998,
  • A. Abecker, A. Bernardi, K. Hinkelmann, O. Kuhn et M. Sintek, "Toward a technology for organizational memories", IEEE Intelligent Systems, May/June, pp40-45
  • M. S. Ackerman, "Augmenting organizational memory: a field study of Answer Garden", ACM Transactions on Information Systems, Vol 16, n°3, July, pp203-224
  • Vikas Anand, Charles C. Manz et William H. Glick, "An Organizational Memory Approach to Information Management", Academy of Management Review, Vol 23, pp796-808
  • C. Moorman et A. S. Miner, "Organizational Improvisation and Organizational Memory", Academy of Management Review, 23(4), pp698-723

• 1999,
  • J. W. Bonney, "Corporate Memory: Theory and Reality", Smart-text Solutions Inc., Canada
  • A. Brooking, "Corporate Memories, Strategies for Knowledge Management", Thompson Business Press, London
  • Ilkka Tuomi, "Data is more than knowledge: implications of the reversed knowledge hierarchy for KM and organizational memory", Journal of Management Information Systems, 16(3), pp103-107

• 2000,
  • R. L. Moreland et I. Myaskovsky, "Exploring the Performance Benefits of Group Training: Transactive Memory or Improved Communication?", Organizational Behavior and Human Decision Processes, 82(1), pp117–133
  • I. Tuomi, "Data is More than Knowledge: Implications of the Reversed Knowledge Hierarchy for Knowledge Management and Organizational Memory", Journal of Management Information Systems, 16(3), pp107-121

• 2003,
  • J. R. Austin, "Transactive memory in organizational groups: The effects of content, consensus, specialization, and accuracy on group performance", Journal of Applied Psychology, 88, pp866-878
  • Ian D Watson, "Applying Knowledge Management: Techniques for Building Corporate Memories", Journal of Knowledge Management, Vol 8, n°3, pp127-142

• 2004,
  • P. M. de Holan et Nelson Phillips, "Remembrance of things past? The dynamics of organizational forgetting", Management Science, Vol 50, pp1603-1613
  • P. M. de Holan, T. B. Lawrence et Nelson Phillips, "Managing organizational forgetting", MIT SLOAN MANAGE REV, Vol 45, pp45-51
  • P. M. de Holan et Nelson Phillips, "Organizational forgetting as strategy", Strategic Organization, Vol 2, pp423-434

• 2006,
  • L. Argote, K. M. Carley et R. Yuqing, "The Contingent Effects of Transactive Memory: When Is It More Beneficial to Know What Others Know?", Management Science, 52(5), pp671-682
  • A. P. J. Ellis, "System breakdown: The role of mental models and transactive memory in the relationship between acute stress and team performance", Academy of Management Journal, Vol 49, pp576-589
  • Regina M. Feldman et Steven P. Feldman, What Links the Chain: An Essay on Organizational Remembering as Practice, Organization, November, Vol 13, n°6, pp861-887
  • Warren Smith, "Organizing Death: Remembrance and Re-collection", Organization, March, vol 13, n°2, pp225-244

• 2008, Laura Campoy, Amit Mitra, "Tacit knowledge, organisational memory: expectations and experiences in developing a knowledge warehouse", International Journal of Business Information Systems, Vol 3, n°6, pp686-697

• 2014, Amit Jain, Bruce Kogut, "Memory and Organizational Evolvability in a Neutral Landscape", Organization Science, 25(2), pp479–493

Liens externes

• Knowledge management and “organizational memory” – rememberance and recollection in a knowledge-intensive firm, texte de Dan Karreman, université de Lund

Cet article est une ébauche. Vous pouvez partager vos connaissances en l’améliorant (comment ?)